TOP Digital Awards 2022: Perkuat Bisnis, Pelni Percepat Transformasi Digital

Penulis: Abi Abdul Jabbar

PT Pelayaran Nasional Indonesia (Pelni Persero) terus memperkuat transformasi digital guna mendukung strategi dan visi perusahaan yakni menjadi Perusahaan Pelayaran dan Logistik Maritim terkemuka di Asia Tenggara.

Dalam upaya melakukan transformasi digitalnya, PT Pelni (Persero) telah memiliki tema strategis perusahaan tahun 2020-2024 yaitu Sustainable Profitable Growth (2020-2021) dan Business Expansion (2022-2024). Untuk mendukung tema strategis perusahaan tersebut, Teknologi Informasi perusahaan memiliki tema strategis yang diselaraskan yaitu Business Enabler (2020-2021) dan Digitalization (2022-2024).

“Jadi kami memiliki tema strategis teknologi informasi yang sejalan dengan strategis perusahaan. Dimana berdasarkan tema strategis tersebut di tahun 2022 ini kita akan mencoba fokus dalam mengakselerasi transformasi digital pada proses bisnis -bisnis inti perusahaan seperti bisnis penumpang dan bisnis muatan,” kata Angga Krisosa Manajer Perencanaan dan Tata Kelola Teknologi Informasi PT Pelni dalam wawancara Penjurian Top Digital Awards 2022 yang diselenggarakan Majalah IT Works secara daring, Jumat (04/11).

“Sementara di tahun depan di 2023 kita akan menargetkan melakukan inovasi bisnis-bisnis baru atau bisnis non-core serta monitoring proses operational perusahaan. Ini seperti sekarang kami sedang banyak pengembangan bisnis komersial, terutama bagaimana memanfaatkan penumpang diatas kapal, memberi layanan-layanan tambahan dan lain-lain. Dan lalu di 2024 kita akan sempurnakan untuk dukungan IT secara menyeluruh pada unit kerja sehingga bisa mencapai operational excellence,” ujar Angga.

Angga mengatakan berdasarkan tema strategis TI yang telah disusun, perusahaan memproyeksikan transformasi digital yang dilakukan menjadi dua arah. Pertama Customer Interface, yakni teknologi informasi digunakan sebagai penghubung untuk layanan perusahaan kepada pelanggan/customer dan kedua, Operational & Enterprise Interface dimana teknologi informasi mendukung automasi operasional bisnis di internal perusahaan.

Untuk Customer Interface, tambah Angga, saat ini perusahaan telah membangun sejumlah aplikasi yang memudahkan pelanggan/customer bisa mengakses layanan yang ada di perusaan. Ini seperti, Pertama; Aplikasi Pelni Passengers Service System (PPSS) sebuah aplikasi layanan angkutan penumpang yang memiliki beberapa fitur layanan seperti Reservation Online, Payment Processing & Settlement, Departure Control System, Admin Kapal, pembayaran melalui EDC (electronic data capturing), FINNET dan virtual account BNI, Mandiri dan BRI serta modul Manajemen Bagasi Penumpang di seluruh cabang PT Pelni.

“PPSS juga memiliki sejumlah fitur lain misalnya bisa melakukan pencetakan tiket mandiri/self check in berupa mesin vending machine yang sudah dapat dilakukan di 13 pelabuhan, terintegrasi dengan aplikasi aplikasi PeduliLindungi untuk pemeriksaan vaksin dan tes Covid-19, Aplikasi PPSS Modul Admin Kapal juga menyediakan fitur pengambilan makanan penumpang secara mandiri (Self Scan Meal). Fitur ini mulai diimplementasikan pada September 2021,” tutur Angga.

Kedua, Aplikasi Sweeping Mobile (PELNI Sweep) yang dirilis untuk meminimalisir free rider (penumpang tanpa tiket). Aplikasi ini menggunakan teknologi Android (smartphone) yang berfungsi untuk memverifikasi dan memvalidasi tiket yang dibawa penumpang di atas kapal.

Ketiga, Aplikasi Muatan Kapal Perintis (PECASY). PECASY (Perintis Cargo System) adalah sistem pengelolaan penjualan muatan barang pada kapal-kapal perintis yang dioprasikan oleh Pelni. Menggunakan solusi ini dapat dilakukan reservasi dan penjualan secara online, manifest barang/kargo dapat dicetak langsung, dan otomasi sistem pelaporan.

Keempat, aplikasi MyCargoo!. MyCargoo! Dirilis untuk menggantikan aplikasi BL (lama) baik dari sisi teknologi maupun proses bisnis. Aplikasi MyCargoo! menggunakan teknologi open source dan berfungsi sebagai platform terbuka untuk semua perusahaan bisnis yang bergerak di bidang logistik. Pada tahun 2021, Aplikasi MyCargoo! sudah Go-Live di 26 kapal penumpang PT Pelni (https://mycargoo.pelni.co.id/).

“Aplikasi manajemen logistik ini memberikan kemudahan bagi pengirim (shipper) untuk melakukan pemesanan muatan pada kapal penumpang. MyCargoo mengintegrasikan sistem yang dimiliki oleh mitra marketing, operasional, perbankan, dan e-payment. Operasionalnya memanfaatkan teknologi QR code dan RFID untuk tracking barang. Untuk Reporting, solusi ini memanfaatkan Data Analytics dan Business Intelligence serta terintegrasi dengan Oracle EBS Finance. Keunggulan MyCargoo! berupa layanan end to end logistics, pembayaran digital, tracking barang, terbuka untuk semua perusahaan logistic,”.

Kelima, Aplikasi Pelni Mobile dan website Pelni (https://pelni.co.id/). PELNI Mobile, aplikasi yang menyediakan informasi jadwal kapal dan Reservasi tiket bagi calon penumpang kapal PELNI. Berbasis android, tersedia di Playstore sejak 2018. Sementara ebsite Pelni (https://pelni.co.id/) adalah platform pemesanan tiket berbasis Web Reservation, menyediakan informasi jadwal kapal dan Reservasi tiket bagi calon penumpang kapal PELNI lewat web.

“Adanya Pelni Mobile merupakan solusi bagi para penumpang setia armada kapal laut Pelni dalam emndapatkan tiket secara pasti. Penumpang bisa dengan mudah merencanakan perjalanan dengan mengecek jadwal keberangkatan dan cek harga secara realtime. Selain itu, Penumpang juga bisa mendapatkan keamanan harga dari para calo dan kepastian jadwal lewat aplikasi ini,” papar Angga.

Angga menambahkan bahwa tahun ini perusahaan menargetkan untuk melakukan Integrasi seluruh layanan bisnis PELNI pada dua aplikasi komersial web & mobile super apps. Pelni SuperApp dan Pelni SuperWeb akan menintegrasikan 7 modul mulai dari modul ticketing service, Cargo Services. Agencies Services, Lifestyle Services, Asset Rent Services, Hotel Services dan modul muatan kapal Perintis.

Sementara untuk Operational & Enterprise Interface dimana teknologi informasi dibangun untuk mendukung sistem kinerja dan automasi bisnis di internal, perusahaan telah membangun sejumlah inovasi/solusi TI. Ini seperti, Pertama; Aplikasi Portal PELNI di https://portal.pelni.co.id yang telah diimplementasikan dan digunakan oleh para pegawai PT PELNI sejak tahun 2015.

Aplikasi ini merupakan pintu masuk untuk mengakses semua aplikasi yang dikembangkan secara internal oleh Divisi Teknologi Informasi. Aplikasi Portal PELNI dibangun berdasarkan kebutuhan pengguna/unit kerja.

“Sejak tahun 2015, telah banyak modul-modul dan menu/fitur-fitur baru yang dibangun dan dikembangkan seperti Modul aplikasi PELNI DOC untuk pengelolaan korespondensi dan workflow kedinasan. Aplikasi PELNI DOC mengubah nota kedinasan perusahaan yang sebelumnya menggunakan kertas menjadi berbasis elektronik,” tutur dia.

Lalu ada juga modul aplikasi Portal yang mendukung pengelolaan administrasi PSO dan Subsidi. Modul aplikasi ini diharapkan dapat meningkatkan akurasi dan kecepatan pencatatan dan penagihan administrasi PSO dan subsidi. Berikut ini contoh tampilan modul administrasi PSO dan Subsidi.

Pada tahun 2021, juga dikembangkan modul aplikasi Portal – Human Resources Management (HRM) menu Key Performance Indicator (KPI) pada aplikasi Portal Pelni. Modul aplikasi ini mulai diimplementasikan pada semester 2 tahun 2021 untuk seluruh pegawai darat.

“Lalu ada juga modul Laporan Harian SPPAL (Standar Pelayanan Penumpang Angkutan Laut). Ini digunakan oleh para ABK yang melaporkan kondisi fasilitas dan layanan penumpang di kapal. Laporan tersebut diterima oleh tim kantor pusat untuk ditindaklanjuti. Setiap progress tindak lanjut laporan akan dipantau melalui aplikasi ini,” terang dia.

Selain itu, sebagai pengembangan bisnis sampingan PT PELNI, manajemen berinisiatif untuk mengelola bisnis keagenan melalui tool digital yaitu, modul aplikasi Portal – Agency Management. Agency Management diharapkan dapat mengelola transaksi keagenan kapalkapal eksternal.

Kedua, implementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dengan menggunakan Oracle E-Business Suite (EBS). Ada dua aplikasi yang digunakan yaitu: Oracle EBS Financial yang mulai diimplementasikan pada 2017, dan Oracle EBS Supply Chain Management (SCM) yang mulai diimplementasikan pada 2019.

Aplikasi Oracle EBS SCM diberikan nama Siparsel (Sistem Informasi Pengadaan & Rantai Pasok PELNI). Sementara aplikasi Oracle EBS Financial memiliki 5 modul yaitu, Account Payables, Account Receivables, Fixet Asset, Cash Management, dan General Ledger.

Aplikasi Oracle EBS SCM terdiri dari dua modul yaitu, Purchasing dan Inventory. Kedua aplikasi tersebut telah telah terhubung dengan berbagai aplikasi-aplikasi atau sistem lainnya seperti aplikasi SDM (payroll), aplikasi BL (Bill of Lading), aplikasi Pelni Passengers Service System (PPSS), aplikasi MyCargoo!, aplikasi Perintis (Petisy dan Pecasy), aplikasi Keagenan, aplikasi Asset Management, aplikasi Inventory Kapal, aplikasi PSO & Subsidi, sistem BNI, BRI dan Bank Mandiri.

Selain itu, ada beberapa aplikasi yang sedang dibangun yang nantinya akan terhubung dengan dua aplikasi ERP tersebut yaitu, aplikasi e-Procurement, aplikasi planning & e-budgeting (Oracle Hyperion Planning, dan juga sistem payment gateway. Berikut ini adalah arsitektur aplikasi sistem ERP dengan aplikasiaplikasi/sistem legacy lainnya.