TOP Digital Awards 2022: Berkat TOS, Layanan IPC Terminal Petikemas Jadi Efisien dan Terintegrasi

Penulis: Nurdian Akhmad

PT IPC Terminal Petikemas merupakan anak perusahaan PT Pelabuhan Indonesia (Pelindo) yang memiliki usaha jasa bongkar muat barang di pelabuhan. Ada tiga layanan yang diberikan IPC Terminal Petikemas yakni dari sisi laut menangani bongkar muat kapal, di sisi darat menangani pemindahan petikemas dari dermaga ke lapangan penumpukan.

“Kita juga memiliki lini usaha depo dan warehouse dengan kegiatan pemasukan dan pengeluaran barang dari petikemas,” ujar Hugo Toni Seputro, Senior Manager Sistem Informasi PT IPC Terminal Petikemas dalam sesi presentasi penjurian TOP DIGITAL Awards 2022 yang dilakukan secara daring, Senin lalu.

Hadir pula dalam penjurian ini antara lain Ibnu Alam (Assistant Senior Manager Perencanaan dan Pengembangan Sistem Informasi), Arif Budianto (Asisten Senior Manager Pengoperasian dan Pemeliharaan Sistem Informasi), Ria Resti (Staff Pengoperasian & Pemeliharaan Sistem Informasi), serta Kresna Ridwan (Staff Perencanaan & Pengembangan Sistem Informasi).

IPC Terminal Petikemas saat ini mengoperasikan delapan terminal petikemas di enam kota yakni Jakarta, Lampung, Jambi, Pontianak, Padang, dan Palembang. Trafik layanan petikemas IPC Terminal Petikemas mencapai 2,5 juta TEUS per tahun dan memiliki lebih dari 2.000 orang karyawan. Layanan IPC Terminal Petikemas tidak pernah libur atau 24 jam per 7 hari kerja.

Dalam paparannya kepada dewan juri, Hugo menjelaskan bahwa perjalanan IPC Terminal Petikemas dalam melakukan transformasi digital di lingkungan perusahaan. Tahun 2015, operasional perusahaan masih banyak dilakukan secara manual, tidak memiliki sistem, tidak memiliki standar keamanan, banyak kertas berhamburan di terminal karena semua dilakukan di atas kertas.

“Dalam perjalanannya kita mulai melakukan implementasi terminal operation system atau TOS. Ini dilakukan untuk standardisasi proses dan juga melakukan otomasi dalam check in dan check out barang. Kita juga membangun portal customer yang bisa melayani pelanggan secara online,” ujar Hugo.

Menghadapi era digitalisasi atau Industry 4.0, kata dia, IPC Terminal Petikemas akan mengimplementasikan teknologi blockchain, Internet of Things (IoT) dan integrasi dengan platform mobile.

“Kita mulai melakukan digitalisasi sejak 2013 dan diterapkan secara penuh mulai 2016. Ini sangat terasa sekali dari tidak ada sistem dengan adanya sistem IT. Dibuktikan saat kita tidak menggunakan sistem, ada penurunan trafik. Secara laporan keuangan juga naik karena ada beberapa yang tadinya tidak termonitor menjadi termonitor. Ini membuat kegiatannya lebih terstandar dan terkendali,” tutur Hugo.

Sistem IT Andalan
Hugo menjelaskan, sistem informasi teknologi (IT) yang digunakan di IPC Terminal Petikemas terbagi dalam empat bagian. Pertama adalah Terminal Operation System (TOS), kedua Management Dashboard, kemudian Customer Portal, dan terakhir aplikasi Back Office.

“Untuk Terminal Operation System, kita memiliki tiga sistem besar yaitu Container TOS, aplikasi Behandle Management System, dan Integrated Manning & Handover System,” ucapnya.

Khusus untuk TOS sebenarnya baru diimplementasikan oleh IPC Terminal Petikemas pada 2021. Sebelum ada TOS, sistem IT yang dipakai di delapan terminal yang dikelola perusahaan bermacam-macam. Masing-masing cabang punya sistem IT sendiri-sendiri, sehingga saat tim IT IPC Terminal Petikemas ingin mengelola sistem, mereka kesulitan karena standarnya yang tidak sama.

“Tahun 2021 kita mengimplementasikan sistem TOS, di mana sistem tersebut menuju one system one TOS untuk semua terminal,” ucap Hugo.

Untuk mendukung digitalisasi di perusahaan, IPC Terminal Petikemas mulai mengimplementasi sistem on cloud yang ditempatkan di Amazone Web Service. Sebelumnya, sistem IT perusahaan berada di data center atau on premis.

“Sistem cloud ini bisa mengakomodir multi terminal dan multi layanan, sehingga kita bisa memiliki dan mengelola sistem yang lebih sederhana,” kata dia.

Menurut Hugo, TOS bisa menangani multi purposes, bisa menangani kontainer dan multiterminal juga. Sistem ini juga dilengkapi dengan tampilan yang secara riil mirip dengan tampilan yang ada di lapangan, sehingga memudahkan tim quality control dalam melakukan monitoring dan perencanaan.

“Dalam sistem TOS ini dilengkapi dengan fitur untuk melakukan planning baik perencanaan lapangan, perencanaan kapal, perencanaan sandar dan juga monitoring dan kendali terhadap kegiatan operasional kapal,” tuturnya.

Untuk mendukung program strategis nasional terkait percepatan barang di pelabuhan dan mencegah terjadinya korupsi dan suap, IPC Terminal Petikemas memiliki Behandle Management System. Melalui sistem ini, petugas dari Bea Cukai dan Karantina bisa melakukan pemeriksaan secara bersama-sama.

“Lewat Behandle Management System juga bisa dilakukan monitoring dan pengajuan respons, melakukan pembayaran secara online dan customer sendiri bisa melihat statusnya apabila petikemasnya sudah siap dilakukan pemeriksaan atau sudah selesai dilakukan pemeriksaan, ataupun ada permasalahan ketika dilakukan pemeriksaan oleh Bea Cukai maupun Karantina,” tutur Hugo.

IPC Terminal Petikemas juga memiliki Integrated Manning and Hanover System. Dengan sistem ini, perusahan memiliki pola deployment personil secara mobil sehingga pada setiap shift, personil ini bisa bergerak sesuai kebutuhan. Personil tidak hanya ditempatkan di dermaga, tapi bisa di bagian operasi atau di lapangan. Dengan begitu, personil yang ada di lapangan bisa lebih efektif dan efisien.

“Personil menggunakan aplikasi mobile untuk mengetahui assignment pada hari ini dan shift ini harus bekerja di dermaga atau di site office. Mereka juga harus melakukan absen secara onsite dengan melakukan scan QR Code di tempat dan foto. Ini kemudian divalidasi kembali oleh atasan masing-masing untuk melihat jam hadir dan kepulangan mereka,” tutur Hugo.

Manajemen Dashboard
Saat ini, menurut Hugo, sistem IT di IPC Terminal Petikemas sudah memiliki empat dashboard. Pertama adalah Dashboard Kinerja Operasional. “Kita menghadirkan data secara realtime dari TOS ketika bongkar muat kapal telah selesai, sehingga manajemen bisa melihat throughput per area secara realtime,” kata dia.

Kedua adalah Dashboard Penyandaran Kapal. Dalam dashboard ini tercatat data penyandaran kapal selama satu bulan yang sudah dilakukan entry di sistem secara online. Manajemen maupun pihak yang membutuhkan data bisa melihat secara langsung dan update di dashboard ini.

Selanjutnya adalah Dashboard Kinerja Keuangan yang berisi tentang data pendapatan dan biaya perusahaan. Data tersebut bisa dilihat secara real time dari sistem keuangan sehingga memudahkan pihak keuangan melakukan kontrol biaya dan melihat pendapatan yang masuk.

Keempat adalah Dashboard Pertukaran Data. TOS IPC TPK saat ini sudah terintegrasi dengan para shipping line. Shipping line juga saat ini mewajibkan mendapat agreement data berupa data get in, kontainer, data bongkar muat kontainer secara online, serta data DO online yang dikiriman dari shipping line ke terminal.

Untuk sistem backoffice, IPC Terminal Petikemas sudah memiliki E-Office yang bisa dibuka melalui aplikasi mobile dan desktop. Penggunaan E-Office ini mempermudah perusahaan dalam surat menyurat, penilaian performansi, E-Budgeting, pengajuan perjalanan dinas serta ada fitur Manajemen Absensi.

“Terkait E-Office ini, kami juga sudah menerapkan Absensi Online. Dalam aplikasi ini juga terdapat regulasi dan dokumen hukum, serta ada portal berita internal,” tutur Hugo.

IPC juga memiliki portal e-service . Para customer bisa mendapat pelayanan secara online tanpa harus datang ke kantor. Pelayanan online tersebut mulai dari Pengajuan Permintaan Pelayanan, pembayaran online terintegrasi dengan enam bank nasional yakni Bank Mandiri, BRI, BNI, BCA, Bukopin, dan Bank Niaga.

Dalam e-service terdapat fitur Registrasi Pelanggan, Track and Trace Container, Tariff Simulation, Customer Care, dan Billing Management. “Kami juga memiliki Customer Contact Center dengan nomor WA dan ada chatboard,” kata Hugo.

Saat ini, menurut Hugo, IPC Terminal Petikemas sedang mengembangkan aplikasi Palapa TOS Nusantara yang merupakan pengembangan dari TOS sebelumnya. Aplikasi Palapa TOS Nusantara baru diimplementasikan di dua terminal petikemas yang dikelola perusahaan. “Ke depan kami akan menggunakan TOS baru ini untuk seluruh terminal petikemas yang dikelola IPC TPK,” ujarnya.